企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)HJ/QP－01-2006
文件控制程序
1
1 范圍
本程序規(guī)定了文件控制過程的活動(dòng)、控制的內(nèi)容和要求。適用于工廠與質(zhì)量
體系有關(guān)的文件（包括外來文件）的控制。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
GB/T 19000-2000 《質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)和術(shù)語》
GJB9001A-2001 《質(zhì)量管理體系 要求》
3 術(shù)語和定義
本程序文件采用下列標(biāo)準(zhǔn)中的術(shù)語和和定義
GB/T 19000-2000 《質(zhì)量管理體系要求》
GB/T 19001-2001 《質(zhì)量管理體系要求》
4 目的
通過對(duì)質(zhì)量管理體系所要求的文件實(shí)施控制，以確保在文件的使用現(xiàn)場(chǎng)得到
文件的有效版本，防止誤用作廢文件。
5 職責(zé)
5.1 總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量方針與年度質(zhì)量目標(biāo)的批準(zhǔn)，負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)。
5.2 管理者代表負(fù)責(zé)產(chǎn)品質(zhì)量目標(biāo)的批準(zhǔn)，負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的編制、程序性文件
批準(zhǔn)及文件發(fā)放范圍的批準(zhǔn)。
5.3 品管部負(fù)責(zé)組織質(zhì)量文件的編寫與評(píng)審，負(fù)責(zé)外來文件的登記與管理。
5.4 工程部負(fù)責(zé)技術(shù)文件的編制、使用和管理，經(jīng)理負(fù)責(zé)技術(shù)文件的審核或批
準(zhǔn)。
6 工作程序
6.1 文件分類與編號(hào)
6.1.1 質(zhì)量管理體系文件包括以下幾類：
a 形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)。
b 質(zhì)量手冊(cè)。
c 標(biāo)準(zhǔn)要求的和為確保過程的有效策劃、運(yùn)行和控制所需的形成文件的程序、
作業(yè)文件、管理制度等。
d 技術(shù)文件:產(chǎn)品圖樣、工藝規(guī)程、檢驗(yàn)規(guī)程等。
e 外來文件：顧客提供的圖樣、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范等。
f 標(biāo)準(zhǔn)要求和體系運(yùn)行的記錄。
文件可采用多各形式或類型的媒體：如紙、照片、軟盤、光盤等。
6.1.2 各類文件編號(hào)如下：
a．質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)為：QM-01-2004
b．程序文件編號(hào)為：QP-□□-2004
C．技術(shù)文件編號(hào)： QT-□□
PDF 文件使用 "pdfFactory Pro" 試用版本創(chuàng)建

2
D．管理文件編號(hào)： QB-□□
E. 作業(yè)指導(dǎo)書編號(hào)：QS-□□
F. 檢驗(yàn)文件編號(hào)： QA-產(chǎn)品編號(hào)
G．外來文件編號(hào)為：外來文件編號(hào)：QW -□□□，法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)類文件直
接采用原文編號(hào)。
6.2 文件的編寫與審批
6.2.1 質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)由總經(jīng)理制定并批準(zhǔn)發(fā)布。
6.2.2 質(zhì)量手冊(cè)由管理者代表組織編寫,辦公室審核,總經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.2.3 程序文件由相關(guān)部門編寫,部門主管審核,管理者代表批準(zhǔn)。
6.2.4 工程部負(fù)責(zé)組織技術(shù)文件的編寫,包括產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)圖紙、工藝文件、
檢驗(yàn)試驗(yàn)規(guī)范、作業(yè)指導(dǎo)書等，技術(shù)文件由工程部組織進(jìn)行工藝質(zhì)量會(huì)簽及標(biāo)準(zhǔn)
化檢查，并報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)。
6.3 文件的發(fā)放
a. 質(zhì)量手冊(cè)、程序文件嚴(yán)格發(fā)放數(shù)量，控制發(fā)放范圍，各單位專門保管，工
作變動(dòng)時(shí)要辦理移交手續(xù)。質(zhì)量體系文件發(fā)放時(shí)由發(fā)放部門加蓋“受控”章，
并予以編號(hào)，領(lǐng)用人簽名領(lǐng)取。質(zhì)量體系文件不得復(fù)印擴(kuò)散，如有遺失承擔(dān)遺
失責(zé)任。
b. 生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)使用的技術(shù)文件,由生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)需要向品管部領(lǐng)并辦理領(lǐng)用
登記手續(xù)。技術(shù)圖樣使用后要及時(shí)收回。
C. 技術(shù)文件根據(jù)試制、生產(chǎn)的不同階段，予以標(biāo)識(shí)。
d. 各類受控文件和現(xiàn)場(chǎng)的技術(shù)文件要確保協(xié)調(diào)一致,現(xiàn)行不得有使用作廢文
件。
e. 因工作需要向外單位提供的文件為非受控文件,出現(xiàn)變動(dòng)不予更改,不作為
執(zhí)行的依據(jù)。向外單位提供質(zhì)量體系文件須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn),技術(shù)文件須經(jīng)
工程部主管批準(zhǔn),用文件單位須辦理領(lǐng)用手續(xù)。
6.4 文件和資料的更改
a 文件和資料更改時(shí)，應(yīng)由文件更改提出部門或提出人填寫“文件更改申請(qǐng)
單”，并經(jīng)原批準(zhǔn)部門審批，若指定其它部門審批時(shí)，應(yīng)提供審批所依據(jù)的背景
資料。重要的更改（含技術(shù)、工藝更改）應(yīng)有充分的證據(jù)；
b 文件更改批準(zhǔn)后，由責(zé)任部門實(shí)施更改，質(zhì)量文件由品管部根據(jù)文件分發(fā)
回收記錄，分發(fā)更改后的文件，并收回作廢文件；
c.技術(shù)文件的更改由工程部按“技術(shù)文件的更改辦法”執(zhí)行。
6.5 文件的資料檔案
a 各單位建立文件清單,定期清理檢查；
產(chǎn)品質(zhì)量形成過程中的質(zhì)量原始記錄與資料各部門要及時(shí)分類整理歸檔。
PDF 文件使用 "pdfFactory Pro" 試用版本創(chuàng)建

3
b 臨時(shí)借閱文件，經(jīng)文件管理人員登記可借閱，借閱文件應(yīng)及時(shí)歸還，管理
人員要負(fù)責(zé)收回，借閱文件不得復(fù)印、丟失、損壞；
c 任何人不得在受控文件上亂涂畫改，不準(zhǔn)私自外借，確保文件的清晰、易
于識(shí)別和檢索。
6.6 文件的保管與銷毀
6.6.1 所有文件的原稿由主管部門統(tǒng)一保管。各部門負(fù)責(zé)保管的文件應(yīng)保存在
通風(fēng)、安全的地方，不得污損，文件應(yīng)該有標(biāo)識(shí)以方便存取和查閱。
6.6.2 作廢或失效文件由發(fā)放單位及時(shí)收回并作記錄,加蓋“作廢”章，防止
作廢文件的非預(yù)期使用。需作為資料保留的舊文件由發(fā)放單位加蓋“作廢保留”
印章，保存于主管部門。
作廢文件要銷毀時(shí)，由相關(guān)部門填寫《文件銷毀申請(qǐng)》，質(zhì)量文件經(jīng)管理者
代表批準(zhǔn)。技術(shù)文件由工程部主管審批。文件銷毀時(shí)由質(zhì)量或技術(shù)部門監(jiān)督。
6.7 文件的評(píng)審
每年5 月份，品管部組織有關(guān)部門對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量管理體系文件的持續(xù)適宜性進(jìn)
行定期評(píng)審，必要時(shí)對(duì)文件按照規(guī)定的程序進(jìn)行修訂對(duì)體系文件定期評(píng)審的結(jié)果
應(yīng)作為管理評(píng)審的輸入之一。
7 記錄與表格
7.1 文件總覽表
7.2 文件分發(fā)回收記錄
7.3 外來文件登記表
7.4 文件更改記錄
7.5 文件銷毀申請(qǐng)單
附加說明：
本標(biāo)準(zhǔn)由品管部提出、歸口并起草。
PDF 文件使用 "pdfFactory Pro" 試用版本創(chuàng)建www.