用辦公之星玩轉(zhuǎn)文檔管理

　　我曾經(jīng)設(shè)想過(guò)，如果每次用電腦開(kāi)始寫(xiě)作的時(shí)候，首先進(jìn)入一個(gè)總調(diào)度型的界面，其中顯示所有文章的題目以及相關(guān)狀態(tài) (發(fā)表日期、投稿媒體等)，只要單擊文章某個(gè)路徑即可立刻打開(kāi)對(duì)應(yīng)的文件。修改文章時(shí)如果需要又可以輕松地返回調(diào)度界面……那將是多方便呀！顯然這在Windows資源管理器是難以實(shí)現(xiàn)的。嘗試了其它一些方法，都不很理想。

　　直到辦公之星的出現(xiàn)！

　　辦公之星引入Excel的多工作表概念，一個(gè)普通文檔可以包含多個(gè)工作表，每個(gè)工作表包含多頁(yè)。以及獨(dú)創(chuàng)的自動(dòng)指令（設(shè)定了自動(dòng)指令的文字或按鈕具有類(lèi)似超鏈接功能，但又不僅局限于文檔間的跳轉(zhuǎn)）使這一切成為現(xiàn)實(shí)。要玩轉(zhuǎn)文檔管理需要做二方面的工作：一是建立調(diào)度界面，即文章目錄及有關(guān)狀態(tài)信息，調(diào)度文檔間的跳轉(zhuǎn)；二是設(shè)置文章工作表，每個(gè)工作表對(duì)應(yīng)一篇文章，在每篇文章后加入一鏈接，使其能跳回文章目錄。

　　一、建立調(diào)度界面

　　在辦公之星中新建一個(gè)文檔，取名為“我的作品”，這就是以后所有文章所在的文檔。將該文檔第一個(gè)工作表命名為“主界面”，其操作步驟為：

　　在“sheet1”工作表名稱(chēng)上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“重命名工作表”選項(xiàng)，彈出“重命名”對(duì)話(huà)框。在其中的文字框中輸入工作表名稱(chēng)——“主界面”，單擊確定即可。

　　以后對(duì)其它文章的調(diào)度都通過(guò)這個(gè)工作表進(jìn)行。該工作表包括兩部分：設(shè)定了自動(dòng)指令的文章標(biāo)題和發(fā)表日期、投稿媒體等狀態(tài)信息。

　　1、建立文章標(biāo)題

　　1）在標(biāo)尺上雙擊，彈出“頁(yè)面設(shè)置”對(duì)話(huà)框，將頁(yè)面規(guī)格設(shè)為B5，同時(shí)將對(duì)話(huà)框右邊的“繪制行線(xiàn)”選項(xiàng)選中。設(shè)置行線(xiàn)主要是為了美觀(guān)，在“繪制行線(xiàn)”選項(xiàng)下面可對(duì)“行線(xiàn)顏色”進(jìn)行設(shè)置。之所以將頁(yè)面設(shè)定B5是為了瀏覽上的直觀(guān)（100%顯示比例下可完整地顯示頁(yè)面）。

　　2）直接在“主界面”工作表頁(yè)面中輸入文章的標(biāo)題，每一個(gè)標(biāo)題占一行。有可能在換行的過(guò)程中出現(xiàn)每行標(biāo)題并不左齊的情況，有的空了兩個(gè)字符，有的頂行。這時(shí)將所有的標(biāo)題選中（按Ctrl+A或通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)選中），然后點(diǎn)擊“格式工具條”上的“首行縮進(jìn)”按鈕（在“全勻齊”按鈕后面）即可。

　　3）選中一個(gè)標(biāo)題，單擊鼠標(biāo)右鍵，從快捷菜單中選擇“設(shè)置自動(dòng)指令”命令，彈出一對(duì)話(huà)框（如圖1）。在“常用自動(dòng)指令”中雙擊“ActiveSheet()”指令，該指令便出現(xiàn)在“自動(dòng)指令”文字框中。在指令的括號(hào)內(nèi)輸入要跳轉(zhuǎn)的工作表（一篇文章對(duì)應(yīng)一個(gè)工作表，工作表名最好是文章題目）名稱(chēng)，例“ActiveSheet(用辦公之星玩轉(zhuǎn)文檔管理)”單擊確定，完成插入超級(jí)鏈接的操作。

　　重復(fù)此項(xiàng)操作，完成對(duì)所有文章標(biāo)題的自動(dòng)指令設(shè)定。設(shè)定后的文章標(biāo)題以藍(lán)色顯示并且在其下方出現(xiàn)一條下劃線(xiàn)。當(dāng)你把鼠標(biāo)放在超級(jí)鏈接文字上時(shí)，鼠標(biāo)就變成小手狀，同時(shí)在狀態(tài)欄的左邊出現(xiàn)該鏈接自動(dòng)指令的詳細(xì)內(nèi)容。輕輕一點(diǎn)超級(jí)鏈接文字中的任何一處,即可跳轉(zhuǎn)到相應(yīng)的鏈接位置。由于我們這里對(duì)頁(yè)行進(jìn)行了行線(xiàn)設(shè)置，標(biāo)題的下劃線(xiàn)與行線(xiàn)有點(diǎn)重疊，我們可以將它去除：

　　狀態(tài)信息包括兩項(xiàng)：最后修改時(shí)間和投稿媒體。我們通過(guò)表格來(lái)存放這兩項(xiàng)內(nèi)容。其中最后修改時(shí)間讓軟件自動(dòng)取當(dāng)前時(shí)間，而投稿媒體通過(guò)快速下拉菜單直接進(jìn)行選取。

　　1）從“插入”菜單中選擇“表格”命令，彈出“定制表格”對(duì)話(huà)框，其中行數(shù)為1行、列數(shù)為3列，行高為5.7，列寬暫且不管。將生成的表格移至底邊與第一行行線(xiàn)平齊，右邊表格線(xiàn)與行線(xiàn)右端對(duì)齊。

　　2）雙擊表格第一列，從“數(shù)據(jù)”菜單中選擇“輸入公式”命令。

　　3）在彈出的“表元公式輸入”對(duì)話(huà)框中單擊“函數(shù)”按鈕，展開(kāi)下部對(duì)話(huà)框。

　　4）在“函數(shù)分類(lèi)”中選擇“日期”，在對(duì)應(yīng)的“函數(shù)名稱(chēng)”中雙擊“CurDate”函數(shù)，此時(shí)此函數(shù)出現(xiàn)在表元文字框中，單擊“確定”按鈕。

　　5）雙擊第二列表元，此時(shí)光標(biāo)在里面閃動(dòng)，輸入“投”字；

　　6）選擇“工具”菜單中的“編輯快速下拉菜單”命令，在彈出的“快速輸入菜單數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框中點(diǎn)擊“增加菜單類(lèi)型”按鈕，增加一“投稿媒體”選項(xiàng)；

　　7）在“菜單類(lèi)型”里選擇新增加的“投稿媒體”，點(diǎn)擊“編輯菜單選項(xiàng)”，在彈出的對(duì)話(huà)框中以“|選項(xiàng)1|選項(xiàng)2|選項(xiàng)3|”格式輸入媒體名單。例我們這里輸入“|電腦報(bào)OA專(zhuān)刊|中國(guó)電腦教育報(bào)|計(jì)算機(jī)世界|計(jì)算機(jī)應(yīng)用文摘|電腦愛(ài)好者|大學(xué)生電腦|大眾軟件|大眾電腦|天極網(wǎng)|”，輸入完成后單擊確定，此時(shí)“快速下拉菜單數(shù)據(jù)”對(duì)話(huà)框應(yīng)如圖2所示。單擊“確定”關(guān)閉該對(duì)話(huà)框。

　　8）選中第三列表元（不要使光標(biāo)位于其中），單擊右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“表元”屬性。在“表元”對(duì)話(huà)框中“其它”選項(xiàng)卡里的“快速下拉菜單中選擇“投稿媒體”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕關(guān)閉對(duì)話(huà)框。此時(shí)，如單擊表格第三列表元，會(huì)如圖3所示。

　　9）調(diào)整列寬，使列寬剛好容納表元中內(nèi)容，保持右邊表格線(xiàn)與行線(xiàn)右端對(duì)齊。

　　10）對(duì)著表格單擊右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“表格屬性”命令。在“表格”對(duì)話(huà)框中“外觀(guān)”選項(xiàng)卡里設(shè)定邊線(xiàn)線(xiàn)型為“無(wú)”；

　　至此，便完成調(diào)度界面的建立，如欲使頁(yè)面更加美觀(guān)還可以設(shè)置頁(yè)眉，完成的頁(yè)面如圖4示。

　　二、設(shè)置文章工作表

　　在“我的作品”文檔中增添其它工作表，每一個(gè)工作表對(duì)應(yīng)一篇文章。其工作表名設(shè)為該文章標(biāo)題。具體步驟如下：

　　在已有的工作表名稱(chēng)上單擊鼠標(biāo)右鍵，這里是名稱(chēng)為“主界面”的工作表，從彈出的快捷菜單中選擇“插入工作表”選項(xiàng)，又彈出二級(jí)菜單，里面包括三個(gè)選項(xiàng)：

　　◆在最后插入工作表：如果當(dāng)前文檔包含多個(gè)工作表，在最后一個(gè)工作表后再插入一個(gè)工作表；

　　◆在前插入工作表：在當(dāng)前工作表前面位置插入一個(gè)工作表；

　　◆在后插入工作表：在當(dāng)前工作表后一位置插入一個(gè)工作表。

　　我們這里選擇“在最后插入工作表”選項(xiàng)。多次重復(fù)此項(xiàng)操作步驟可插入多個(gè)工作表。

　　在工作表中輸入文章內(nèi)容，并在最后放上一“返回”超級(jí)鏈接，鏈接到“主界面”工作表中。其自動(dòng)指令為：ActiveSheet(主界面)。

　　通過(guò)上述設(shè)定后，以后要查看文章時(shí)，打開(kāi)“我的作品”文檔，在“主界面”工作表中點(diǎn)擊相應(yīng)文章標(biāo)題，系統(tǒng)即自動(dòng)切換至相應(yīng)文章工作表，如欲修改直接進(jìn)行即可。修改完畢點(diǎn)擊“返回”又重新切換到“主界面”工作表中。要新建文章時(shí)，新建一工作表，將工作表名稱(chēng)命名為文章標(biāo)題，同時(shí)不要忘記到“主界面”作有關(guān)登記。這樣，不出辦公之星、不出一個(gè)文檔就將有關(guān)文章的查閱、修改、新建搞定，顯得非常的方便。

　　對(duì)于主要用電腦進(jìn)行文檔編輯的朋友還可將辦公之星主程序的快捷方式放到“啟動(dòng)”組中。并將“我的作品”文檔設(shè)為自動(dòng)打開(kāi)文件。以下是具體步驟：

　　1、在辦公之星中從“工具”菜單里選擇“選項(xiàng)”命令，彈出“選項(xiàng)”對(duì)話(huà)框；

　　2、直接在“自動(dòng)打開(kāi)文件”文字框中輸入“我的作品”文檔的絕對(duì)路徑，或點(diǎn)擊文字框右邊的按鈕，通過(guò)對(duì)話(huà)框來(lái)選取文檔；

　　3、單擊“確定”。