第一步：打開(kāi)需要分頁(yè)合計(jì)的工作表——“預(yù)算”工作表，按住Ctrl鍵拖動(dòng)“預(yù)算”工作表標(biāo)簽復(fù)制出另一張工作表“預(yù)算（2）”，右擊其標(biāo)簽重命名為“分頁(yè)小計(jì)”。在“分頁(yè)小計(jì)”工作表A1單元格輸入＝預(yù)算！A1，選中A1單元格進(jìn)行復(fù)制，再選中全部有字的區(qū)域（假設(shè)為A1：L100），執(zhí)行“編輯→選擇性粘貼”選項(xiàng)，選中“公式”確定后進(jìn)行粘貼。從菜單欄的“工具→選項(xiàng)→視圖”中取消“零值”選項(xiàng)前的“√”。這樣可以得到一張與原表完全一樣的表格，連數(shù)據(jù)也會(huì)隨原表更改。
第二步：執(zhí)行“文件→打印預(yù)覽”選項(xiàng)，確認(rèn)一頁(yè)中要打印多少行數(shù)據(jù)（計(jì)算時(shí)只計(jì)數(shù)據(jù)行不含表題），例子中的表格是每頁(yè)12行。執(zhí)行“文件→頁(yè)面設(shè)置→工作表”選項(xiàng)，在“頂端標(biāo)題行”中輸入$1:$3，設(shè)置重復(fù)標(biāo)題行為1:3行。
插入分頁(yè)小計(jì)
第一步：在最后一列后面增加一列（K列），輸入標(biāo)題為頁(yè)碼，在下面的K4單元格輸入公式為=IF(J4＝"","",INT(（ROW()-3）/12)+1)，把公式復(fù)制到K列的各個(gè)單元格中（見(jiàn)圖1）。公式中的12為每頁(yè)可打印的行數(shù)，（ROW()-3）中的3為表頭所占的行數(shù)。
 
第二步：選中全部數(shù)據(jù)區(qū)域，包括我們?cè)黾拥腒列（例：A3:K100）。執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類(lèi)匯總”選項(xiàng)，在彈出“分類(lèi)匯總”窗口中設(shè)置“分類(lèi)字段”為頁(yè)碼、“匯總方式”為求和，在“選定匯總項(xiàng)”中選中要匯總的項(xiàng)目（注意：頁(yè)碼也一定要選中），并選中下面的“每組數(shù)據(jù)分頁(yè)”和“匯總結(jié)果顯示在數(shù)據(jù)下方”復(fù)選項(xiàng)，如圖2所示。
 
單擊“確定”按鈕后就可以看到分頁(yè)小計(jì)和合計(jì)了，不過(guò)在此的分頁(yè)小計(jì)顯示為：1 匯總、2 匯總……。還要再執(zhí)行“編輯→替換”選項(xiàng)，查找“* 匯總”替換為“分頁(yè)小計(jì)”把它改成分頁(yè)小計(jì)。分頁(yè)小計(jì)所在列不夠?qū)挄r(shí)右側(cè)文字會(huì)被遮住，此時(shí)只要選中小計(jì)所在列(E列)設(shè)置為右對(duì)齊即可解決，過(guò)多的文字會(huì)自動(dòng)往左跨列顯示（見(jiàn)圖3）。
 
打印及維護(hù)
最后右擊K列列標(biāo)選擇“隱藏”把K列隱藏起來(lái)就可以進(jìn)行打印了。以后改變數(shù)據(jù)，只要沒(méi)有增加數(shù)據(jù)行就不需要再修改了，你完全可以直接打印。當(dāng)然如果增加了數(shù)據(jù)行也沒(méi)問(wèn)題，只要通過(guò)執(zhí)行“數(shù)據(jù)→分類(lèi)匯總”選項(xiàng)，單擊“全部刪除”按鈕刪除已有匯總，然后再重復(fù)第二步分類(lèi)匯總即可。
如果原“預(yù)算”工作表中進(jìn)行了刪除或插入行操作，那么我們將不得不重復(fù)全部的公式復(fù)制和分頁(yè)小計(jì)操作。所以如你要處理的表格經(jīng)常需要?jiǎng)h除或插入行，那么還是直接在原表上按第二步驟進(jìn)行設(shè)置會(huì)更方便，反正全部也只有兩步而已，只是在打印后還要?jiǎng)h除分頁(yè)匯總就是了。
操作中需要注意什么
1.分類(lèi)匯總時(shí)，必須選中要匯總的區(qū)域進(jìn)行設(shè)置，否則最下面無(wú)數(shù)據(jù)的空行也會(huì)列入?yún)R總。因?yàn)樽髠?cè)無(wú)數(shù)據(jù)時(shí)K列中的相應(yīng)單元格雖然為空但單元格中畢竟有公式并非空白。當(dāng)然如果你一開(kāi)始是通過(guò)雙擊K2單元格的填充柄進(jìn)行公式復(fù)制的話，那么它只會(huì)填充到左側(cè)有數(shù)據(jù)的單元格中，也就沒(méi)這問(wèn)題了。不過(guò)那樣做以后增加數(shù)據(jù)時(shí)就得重新復(fù)制K列的公式，也不見(jiàn)得會(huì)更方便，可按表格的用途決定使用哪一種填充。
2.若只想要分頁(yè)小計(jì)的數(shù)據(jù)而不需要多余的文字，那么分頁(yè)匯總時(shí)，只要在匯總項(xiàng)中不選中“頁(yè)碼”，這些1 匯總、2 匯總…等字就可在最后和K列一起被隱藏起來(lái)。此外，如果你想直接在指定位置填寫(xiě)“分頁(yè)小計(jì)”也行，首先分類(lèi)匯總時(shí)匯總項(xiàng)中不要選中“頁(yè)碼”，然后選中要填寫(xiě)的C列中全部數(shù)據(jù)區(qū)域（例：C4:C109），單擊菜單欄的“編輯/定位…”，在彈出的“定位”窗口中單擊“定位條件”按鈕，在定位條件窗口中選中“空白”選項(xiàng)，單擊確定按鈕。這樣選中的就是全部分頁(yè)小計(jì)所在行的空白單元格。然后輸入“分頁(yè)小計(jì)”4個(gè)字再按Ctrl+回車(chē)鍵，就可以同時(shí)在選中的單元格中輸入分頁(yè)小計(jì)。