一、準備工作

　　首先需要下載EXCEL服務(wù)器軟件，并安裝。安裝好以后，點擊操作系統(tǒng)“開始”-“程序”-“Excel服務(wù)器”-“Excel服務(wù)器管理臺”，使用“sa”默認用戶名進入，設(shè)置自己的用戶名和密碼。

　　需要說明的一點是，這個軟件既適合單機應用，更適合多人的網(wǎng)絡(luò)應用。如果公司員工一起使用這個軟件，充分利用其網(wǎng)絡(luò)化功能，那么統(tǒng)計匯總工作將會更加簡便，很多基礎(chǔ)數(shù)據(jù)就不需要重新輸入，直接從其它同事做的表中自動獲取就行了。如果在公司范圍內(nèi)應用，還需要在“Excel服務(wù)器管理臺”設(shè)置組織機構(gòu)等內(nèi)容，來實現(xiàn)數(shù)據(jù)權(quán)限管理和數(shù)據(jù)規(guī)范管理。

二、建立報表模版

　　1)登陸“Excel服務(wù)器”

　　打開Excel，在屏幕右上角可以看到增加了“Excel服務(wù)器”的菜單，點擊“建立連接”出現(xiàn)以下界面，使用剛才設(shè)定好的用戶名和密碼登陸。

圖1

　　2)新建報表模版

　　使用Excel服務(wù)器的方便之處在于，它以微軟EXCEL為操作界面，非常容易掌握。

　　下面以《產(chǎn)品銷貨臺帳》和《銷售分析表》為例來說明，《產(chǎn)品銷貨臺帳》是基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，《銷售分析表》是統(tǒng)計分析表，它是以銷售臺帳的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)。

　　a)將平時使用的報表的空表格拷貝粘貼到新的工作簿中，點擊Excel服務(wù)器的工具欄“報表設(shè)計”--“另存為模版”將空表保存為模版“產(chǎn)品銷貨臺帳”。

圖2

　　3)定義數(shù)據(jù)項

　　此報表需要分別定義產(chǎn)品銷貨臺帳主表(表頭)和明細表(表身)的數(shù)據(jù)項。選定報表中數(shù)據(jù)范圍，點擊右鍵，在下拉菜單中選擇匹配的數(shù)據(jù)類型和數(shù)據(jù)規(guī)范，如下：

圖3

　　如果系統(tǒng)提供的不能滿足需要，可以在管理平臺中設(shè)置。定義數(shù)據(jù)項的目的在于確定數(shù)據(jù)在報表中的位置，為后面建立報表間的數(shù)據(jù)關(guān)系做準備。

　　到此，《產(chǎn)品銷貨臺帳》的模版就建立完成。

　　重復以上三步工作，制作《銷售分析表》的模版，報表格式如下：

圖4

　　4)定義報表間數(shù)據(jù)關(guān)系

　　由于《銷售分析表》的數(shù)據(jù)以《產(chǎn)品銷貨臺帳》中的數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，為了自動獲取《產(chǎn)品銷貨臺帳》中的數(shù)據(jù)，需要建立兩個報表間的數(shù)據(jù)關(guān)系。在EXCEL服務(wù)器軟件中是通過“表間公式”這一功能實現(xiàn)的。定義表間公式分為四步：選擇數(shù)據(jù)源，設(shè)定表間關(guān)聯(lián)，設(shè)定篩選條件，制定填充方法。

　　在《銷售分析表》的界面點擊--右鍵——定義表間公式。根據(jù)《銷售分析表》的特點，需要定義“本期銷售”和“去年同期銷售”兩個公式，以“本期銷售”為例四個步驟依次說明如下：

　　選擇數(shù)據(jù)源：由于數(shù)據(jù)來自于《銷售臺帳》，因此數(shù)據(jù)源為“產(chǎn)品銷貨臺帳_主表和產(chǎn)品銷貨臺帳_明細”。

　　設(shè)定表間關(guān)聯(lián)：只適用于數(shù)據(jù)源來自多張報表的情況，本報表數(shù)據(jù)取自一張報表，不需要設(shè)定此項。

　　設(shè)定篩選條件：《銷售分析表》是分析某個時間段內(nèi)的銷售數(shù)據(jù)，因此需要將時間段的起止時間作為篩選條件，同時，匯總的方式是按照產(chǎn)品來匯總，所以將產(chǎn)品作為篩選條件。

　　指定填充方法：這一步驟是為了確定篩選出來的數(shù)據(jù)的填充位置

　　定義好的公式界面如下：

圖5

　　到此，《銷售分析表》模版中“本期銷售”的公式就完成了。去年同期數(shù)據(jù)的公式方法相同，只是篩選條件中的時間條件改為“去年同期起始日期”“去年同期終止日期”。

　　三、填寫基礎(chǔ)數(shù)據(jù)

　　點擊Excel服務(wù)器的菜單“報表管理”——“報表填報”，打開《產(chǎn)品銷貨臺帳》，將銷貨臺帳的數(shù)據(jù)錄入或由已有的數(shù)據(jù)拷貝粘貼過去。如下圖：

圖6

　　點擊“報表管理”——“保存”，數(shù)據(jù)被存入數(shù)據(jù)庫中。

　　四、自動統(tǒng)計匯總

　　點擊Excel服務(wù)器的菜單“報表管理”——“報表填報”，打開《銷售分析表》。填寫表頭信息，即統(tǒng)計的起始和終止日期。

　　點擊右鍵——“應用公式”看到如下界面：

圖7

　　選擇需要應用的公式，點確定。系統(tǒng)就會立刻篩選出符合條件的數(shù)據(jù)，并自動填充在《銷售分析報表》的相應位置中。

　　通過表間公式，能夠快速準確的獲取來自網(wǎng)絡(luò)間多個用戶、多個報表的數(shù)據(jù)，大大提高了制作統(tǒng)計報表的速度和準確性。

　　五、應用體會及其它功能

　　利用Excel服務(wù)器雖然在制作模版和定義公式時需要一些時間，但如果需要填報的統(tǒng)計報表數(shù)量多、頻率高，以后每次做報表時就會大大節(jié)省時間。同時，它的其它功能也非常實用，如：

　　數(shù)據(jù)查詢：在數(shù)據(jù)查詢界面可以對以往報表采用多條件、靈活組合的查詢

　　報表查閱：根據(jù)權(quán)限將自己填報的報表報送給有權(quán)限查閱的人，如果公司員工一起使用這個軟件，以后就不用打印出報表來傳遞數(shù)據(jù)了。同時上司察看數(shù)據(jù)時也不需要到處找報表，在查閱界面可以方便的按部門、報表名稱、時間等分類查閱。

　　數(shù)據(jù)規(guī)范：通過數(shù)據(jù)規(guī)范可以統(tǒng)一錄入的數(shù)據(jù)，例如客戶名稱的統(tǒng)一，這樣便于進一步做統(tǒng)計分析；同時通過這個功能還能夠簡化錄入工作，用下拉選擇功能代替逐個輸入，大大提高了數(shù)據(jù)錄入的速度。