一、概述

目前在許多企業(yè)集團內(nèi)部有一個需要解決的問題就是遍及全國的幾十家之多多家分之機構(gòu)和總部之間傳遞需要簽署的企業(yè)內(nèi)部文件繁多，基本都是利用傳真件進行簽署然后回傳，這樣一是傳真件的管理比較困

我 們提供了一個基于互聯(lián)網(wǎng)的解決方案來解決這樣一個工作流的問題。簡單地說，工作流就是一系列相互銜接、自動進行的業(yè)務活動或任務。我們可以將整個業(yè)務過程 看作是一條河，其中流過的就是工作流?；ヂ?lián)網(wǎng)的強大功能使很多企業(yè)充分利用了網(wǎng)絡的優(yōu)勢，利用先進的計算機網(wǎng)絡化管理系統(tǒng)及時發(fā)布企業(yè)動態(tài)信息，及時接收 市場、客戶的反饋信息，有效管理、處理企業(yè)內(nèi)部各種信息。

二、目標
如果我們從系統(tǒng)功能角度對上述應用做一粗淺的分析，就會發(fā)現(xiàn)應用需求以及辦公人員對信息處理的操作方式方面有著以下共同特點，這些功能需求是我們選擇合適的系統(tǒng)必須考慮的判斷依據(jù)：

工作流自動化應用
幾 乎所有的業(yè)務過程都是工作流，應用系統(tǒng)的核心就是—內(nèi)部公文審批流轉(zhuǎn)處理等。每一項工作以流程的形式，由發(fā)起者（如文件起草人）發(fā)起流程，經(jīng)過本部門以及 其他部門的處理（如簽署、會簽），最終到達流程的終點（如發(fā)出文件、歸檔入庫）。工作流程可以是互相連接、交叉或循環(huán)進行的，通過數(shù)據(jù)庫管理工作流信息，通過電子郵件推動工作流程，提供手機短消息的提醒功能，主動與被動相結(jié)合，并對協(xié)同工作和移動辦公方式完全支持。

經(jīng)常使用的電子郵件功能
信 息是日常工作、決策科學化的基礎。電子郵件系統(tǒng)（以及更加廣泛意義上的報文傳遞系統(tǒng)）作為信息傳遞與共享的工具，滿足系統(tǒng)最基本的通信需求。換言之，電子 郵件系統(tǒng)是基礎通信系統(tǒng)。每一個用戶通過關注自己的電子郵件信箱就可以了解到需要處理的工作，而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應用系統(tǒng)，看看哪些是需要處理 的工作。

強大的數(shù)據(jù)處理和查詢功能
很多信息的表達與處理方式的要求，是不同于傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的。處理信息的載體大多是以文件、報表、信函、傳真等形式出現(xiàn)，因此工作流系統(tǒng)是典型的文檔處理系統(tǒng)。雖然文檔數(shù)據(jù)庫一般都包含了對傳統(tǒng)數(shù)據(jù)類型的存儲、處理運算能力，但是大量、高強度的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和運算、分析能力往往是其不足之處。系統(tǒng)針對工作流的具體需求，提供對各種數(shù)據(jù)的高效率存儲，檢索和管理功能。

強大的安全保密功能
安 全性的完整實現(xiàn)依賴于制定和執(zhí)行嚴格的規(guī)章制度與管理規(guī)范。工作流所處理的信息一般涉及單位的機密，而且不同的工作人員在不同的時刻對工作信息的處理權限 也是不同的，因此安全控制、保密功能成為工作流得以投入使用的先決條件。系統(tǒng)的安全性控制要求一般包括防止非法用戶侵入、權限控制、存儲和傳輸加密以及電 子簽名。這些手段必須足夠強大，難以被攻破，而且也必須足夠靈活，方便使用者掌握和利用。

與其它軟件系統(tǒng)的集成
辦 公自動化系統(tǒng)決不是獨立的應用系統(tǒng)。在任何一個單位內(nèi)部都存在著其他業(yè)務應用系統(tǒng)，辦公自動化系統(tǒng)作為企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)（Intranet）的重要應用已經(jīng)跨越 到與Internet相連接，包括電子郵件、Web發(fā)布等等，與外部網(wǎng)絡世界實現(xiàn)溝通和共享，對外宣傳展示自己，還可進一步提供網(wǎng)絡服務，為下一步電子商 務的全面實施打好基礎。

三、系統(tǒng)特點
簡單易用
系統(tǒng)具有具有易用性，非常容易實施。無須專業(yè)的技術人員就可操作、維護。從而更易為使用者所接受，降低推廣難度，減少培訓的工作量，在最短的時間內(nèi)讓非專業(yè)人員輕松上手。系統(tǒng)強調(diào)的用戶界面的友好性和易用性。

手寫簽名和電子印章
可以針對在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的Word文檔，進行手寫簽批和簽蓋電子印章，同時簽署過意見的Word文件在以后的流程中就不能進行篡改了以確保內(nèi)容的安全性。

高度靈活性與可自定義性
系統(tǒng)提供了高度的靈活性和可擴展性。用戶可以進行工作流設置，使所有使用人員能夠按照自己的業(yè)務流程隨心所欲的設置各種工作流，包括發(fā)文、收文、審批、簽發(fā)等通用工作流和結(jié)合自身業(yè)務特點的業(yè)務工作流。

全面支持Internet/Intranet
基于B/S架構(gòu)的系統(tǒng)，面向Intranet/Internet，具有內(nèi)在的支持WWW協(xié)議的功能，能夠通過該系統(tǒng)輕松的實現(xiàn)隨時隨地的移動辦公。同時，利用Web服務和TCP/IP協(xié)議，實現(xiàn)跨地區(qū)辦公，整合系統(tǒng)的資源，實時在線辦公，提高辦公效率。

短消息的提醒功能
通過設置，可以通過短消息的提醒機制，來催促流程的進行，利用多種方式來提高工作的整體效率。

嚴密的多級管理權限功能
根據(jù)操作人員的等級，實現(xiàn)多級權限管理員，保證了多層次的系統(tǒng)安全等級。

四、功能模塊介紹
一、日常辦公
日常辦公模塊是各個員工共有的辦公管理模塊，全面真實的結(jié)合了當前單位辦公中的主要事務處理的過程和內(nèi)容。

流 程的自定義。任何工作流的形成都是需要不同角色的工作人員共同參與構(gòu)成的，那么日常的工作可以通過歸納整理，將不同類型的協(xié)同工作定義成數(shù)字化的工作流， 結(jié)合日常使用的規(guī)范格式的報表模板，在系統(tǒng)中定義出各種工作流。這個過程叫做工作的自定義，以后公司內(nèi)部開展工作，就是按照這個流程來進行協(xié)同工作，系統(tǒng) 會自動跟蹤、分發(fā)、提醒各流程節(jié)點上的員工去參與各項工作。雙進工作流系統(tǒng)提供了強大的工作流的自定義功能，能方便地和Word文檔進行結(jié)合，同時自定義 的各種要素可以深入到Word內(nèi)部，也就是需要用戶輸入的關鍵詞內(nèi)容可以直接帶入到Word文檔里面。

在流程的簽批順序上，提供兩種方式：

一、自動類型，就是工作流按照事先自定義的流程去流轉(zhuǎn)，可以固定指派簽批順序，也可以在會簽的時候，任意此節(jié)點參與會簽的人員都無順序地進行簽批。

二、自由指定類型，也就是這種類型的工作流，需要人員去干預流程的走向，屬于特殊類型的工作流。

公 文管理模塊： 包括公文起草、簽辦、公文的跟蹤運轉(zhuǎn)以及辦畢文件的歸檔處理。根據(jù)工作流的定義權限，不同角色的人員可以發(fā)起各類工作流，再發(fā)送給下一個節(jié)點，由下一節(jié)點 的工作人員填寫擬辦意見、會辦意見及其他信息等。 在公文的整個審批流程結(jié)束后，將被自動發(fā)送到起草人員的節(jié)點上，同時參與該工作流的人員在自己的歷史工作記錄中是可以查看到該文檔的,可以也可以將該文發(fā) 送到公用模塊上，以進行歸檔管理，讓沒有參與該流程的其他人員也能檢索到該文檔。

公 文管理模塊在網(wǎng)上實現(xiàn)來文的簽收、批分、圈閱、批閱、承辦、會辦、退回、強制收回等工作，領導可以直接使用手寫板或者數(shù)位屏在WORD上進行簽批，同時可 以保存到后臺系統(tǒng)，以便后續(xù)流程查看領導的筆跡留痕。系統(tǒng)自動利用站內(nèi)短信或者手機短信息完成辦理過程中的超期提示、催辦、辦結(jié)通知，以加快辦理過程。從 來文登錄到歸檔立卷，系統(tǒng)為您減輕工作負擔，真實記載公文辦理的軌跡，提高了工作效率。同時，利用數(shù)據(jù)庫自動保存整個處理流程，并提供方便的全文檢索功 能，既保證所有數(shù)據(jù)都記錄在案，又解決了歷史文檔難以追朔的難題。

在流 程中的Word文檔，是可以利用手寫板或者數(shù)位屏進行手寫筆跡簽批功能和簽署電子印章功能的。凡是簽署過手寫意見或者電子印章的Word文檔，其內(nèi)容是不 能再進行篡改的，以確保信息的安全。根據(jù)具體情況，我們推薦綜合地配置不同設備來實現(xiàn)不同的功能，在總部可以考慮配備一定數(shù)量的手寫板給領導使用，領導利 用手寫簽批功能在公文上簽署意見；其他部門和分支機構(gòu)，我們推薦使用電子印章進行簽批工作，電子印章是利用電子印章生成器在有水印的底紋上簽署自己的名 字，然后將該名字的矢量信息保存到特殊的設備上，以方便下次調(diào)用。我們提供類試U盤大小的Ekey作為電子鑰匙。

eKey（智能密碼鑰匙）是集智能卡和USB接口技術于一體的安全設備。它具有數(shù)字簽名、數(shù)據(jù)加解密和證書存儲等功能，適用于電子政務、電子商務、信息保密、網(wǎng)上銀行等應用領域。eKey系列產(chǎn)品是現(xiàn)代計算機網(wǎng)絡中很好的客戶端信息安全產(chǎn)品，可為建立系統(tǒng)的安全平臺提供快捷、安全的客戶端解決方案。

二、公用信息
公共信息是用于企事業(yè)單位內(nèi)部進行信息發(fā)布、信息共享的場所。

信 息平臺 功能概述： 信息平臺是一個復合式的信息庫系統(tǒng)，配合當前國際流行的知識庫管理形式，能夠通過信息平臺提供各類需要的政策法規(guī)、單位公報、事務信息、文件、機構(gòu)信息、 人事信息、國內(nèi)外新聞、列車時刻表、航班信息以及其他各種需要隨時查看和調(diào)閱的信息。 系統(tǒng)利用了全文檢索的最新技術，提供了所有文件信息的存儲和檢索，為領導和職員的辦公和決策提供了充分的參考信息?？梢哉f，信息平臺也是一個所有人交流的 橋梁。 模塊通過一套完整的權限管理系統(tǒng)，能夠具體到每個人的讀寫，修改和只讀權限，使信息的安全性得到非常好的保護。 信息平臺可以根據(jù)特定的需要把系統(tǒng)劃分成如下幾個部分，分門別類的進行相關的信息采集和發(fā)布。

信息平臺的架構(gòu)是可以自定義的，可以按照分支機構(gòu)來設置，這樣比較形象地表達了企業(yè)內(nèi)部的結(jié)構(gòu)，同時也能方便地檢索查看各部門的情況。

三、電子論壇
功 能概述： 為用戶提供一個相互學習和交流的場所，用戶可以隨時進入感興趣的話題，參加討論和交流?？梢栽O定討論范圍，實現(xiàn)討論組功能，還可以建立新的討論話題。 具體內(nèi)容： 按照話題內(nèi)容劃分討論區(qū)，設置討論區(qū)主管，監(jiān)管討論區(qū)內(nèi)的文章。 設置精華區(qū)，可以把有意義的套路內(nèi)容摘錄到精華區(qū)中。以便于大家查看。 內(nèi)容查詢：按照日期、發(fā)表人、內(nèi)容全文索引等進行組合模糊查詢。

四、個人辦公
個人辦公模塊充分體現(xiàn)了每個人日常辦公中的方方面面的管理。不僅僅是工作內(nèi)容，該模塊的設置提供了許多人性化的功能，讓日常辦公不再枯燥閉塞。 個人辦公模塊主要包括的內(nèi)容有：

電子郵件

電子郵件是辦公自動化系統(tǒng)中最基本的功能，通過電子郵件可以方便地起草、發(fā)送電子郵件，瀏覽接收到的電子郵件并分類存檔，可以實現(xiàn)各類信息在單位各部門及個人之間進行快速、高效、安全的傳遞，此外還可以連接國際互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)全球化通信。

2、個人聯(lián)系和工作安排

用于安排個人的各種活動。日程安排主要用于提供活動時間表，確保按時參加各項活動?？梢愿鶕?jù)安排自動提醒今日要進行的各項活動，可以總結(jié)并打印出本人在任意時段的活動大事記。

3. 人員在線交流

通過本模塊，單位人員之間可以隨時進行查詢和交流。通過查詢相關人員的目前狀態(tài)（出差、請假、在崗、離線等），可以隨時得知對方的情況。同時，利用在線實時發(fā)送消息，避免了電話的唐突和對周圍的影響，也可以進行一些單對單的信息交流。

五、系統(tǒng)配置
定制公文類型
可以設置所有新建公文的時候用戶可以選擇的公文模板格式。這些格式可以使用Word來進行生成，導入，并設置公文圖標。

公告欄管理
用于發(fā)布重要信息和通知，清理公告欄里的過期信息等。

系統(tǒng)賬號管理
用于給所有在人事管理里面添加了資料的人員分配登錄賬號。考慮到中文賬號的不可管理因素，對每個人員都要分配一個系統(tǒng)登錄賬號以及其密碼。這個賬號只能唯一對應一個在人員管理里面的設置的人員。

4、交流論壇管理

主要用于對信息論壇的數(shù)據(jù)進行整理，使版面保持干凈。同時能夠?qū)Π婷孢M行各種管理。

5、菜單管理

系統(tǒng)管理員可以根據(jù)單位的具體情況，對每個用戶能使用的菜單進行配置，使確保每個用戶的使用權限。

6、短消息的提醒功能

通過設置，可以通過短消息的提醒機制，來催促流程的進行，利用多種方式來提高工作的整體效率。

五、技術服務計劃
本 公司是專業(yè)計算機軟件開發(fā)和系統(tǒng)集成公司。在軟件開發(fā)方面積累了豐富的經(jīng)驗。為確保最終用戶項目調(diào)研至建成的過程順利進行，我們竭誠為用戶提供優(yōu)質(zhì)的技術 服務。選拔經(jīng)驗豐富的工程技術人員作為售前、售后技術服務工程師及技術培訓教員。構(gòu)成完整的售前、售后及培訓的服務體系，滿足用戶高標準的技術要求。

售前、售后義務技術咨詢

用戶構(gòu)想技術方案和擬定技術要求期間，提供滿足用戶要求的最新的計算機信息及技術的介紹，推薦國內(nèi)外成功的信息管理范例，解答在技術和應用方面的疑問，提出切實可行，具有良好性能價格比的技術參考方案，幫助用戶開闊思路，擬訂出合理的技術要求。

系 統(tǒng)安裝之后，良好的技術服務是保護用戶投資，發(fā)揮系統(tǒng)效率不可缺少的保證。技術服務人員隨時解答用戶在系統(tǒng)使用過程中遇到的技術問題，提出妥善的解決辦 法。以豐富的維護經(jīng)驗向用戶提出建議，及時向用戶介紹最新技術信息，幫助用戶在使用過程中進一步了解和掌握最新的管理方法，發(fā)揮系統(tǒng)的全部功能潛力。

系統(tǒng)安裝試運行

本公司負責安裝和調(diào)試。安裝結(jié)束隨即開始調(diào)試和試運行，使整個系統(tǒng)處于正常的工作狀態(tài)，接受以雙方認可的驗收標準驗收，確保驗收通過的系統(tǒng)進入正常工作狀態(tài)。

技術維護

本公司對所提供的軟件和系統(tǒng)，自驗收之日起一年免費維護。在期限內(nèi)，利用電話或現(xiàn)場訪問等多種方式進行服務，所有由于設計質(zhì)量問題而導致的故障將得到免費維護，保證系統(tǒng)正常工作。技術維護內(nèi)容包括：

定期電話訪問

定期了解系統(tǒng)的使用情況，及時聽取客戶對系統(tǒng)工作狀況的意見，幫助用戶合理地使用計算機信息系統(tǒng)。

定期走訪用戶

定期走訪用戶。查找影響使用的不良因素，糾正不妥當?shù)氖褂煤途S護方法。防患于未然，避免不必要的故障發(fā)生。