項目建議書在線培訓課程

注：項目建議書培訓課程摘譯自基金會中心的項目建議書編寫指南

【簡介】

本短期課程的主題是撰寫項目建議書.但建議書不是孤立的文件, 我們必須將其視為針對潛在的基金會和企業(yè)捐贈者制定相應計劃并進行研究、接觸和培養(yǎng)過程的一部分.

這個過程植根于我們的一個信念, 即應當發(fā)展非營利組織與捐贈者之間的合作關系.當你花費大量時間籌款時, 很容易忘記捐款也是一件很困難的事情.實際上, 基金會或企業(yè)捐贈的錢款如果不與非營利部門的實際項目聯(lián)系在一起, 就不能實現(xiàn)這些錢款的價值.

這的確是一種理想的合作關系.非營利組織有解決問題的想法和能力, 但沒有實現(xiàn)這些設想的資金.基金會和企業(yè)有經(jīng)濟資源, 但沒有制定計劃所需的其他資源.將二者有效地結合在一起, 結果便是一種能動的協(xié)作關系.

向私人募捐要遵守循序漸進的過程.成功需要時間和耐心.寫完建議書后, 獲得所需錢款的時間可能會長達一年.即使寫得很完美的建議書, 在交給適當可能的捐贈者之后, 也可能因為各種原因而不被采納.

籌款是對未來的投資.你的目標是建立基金會和企業(yè)捐贈者網(wǎng)絡, 他們當中的許多組織持續(xù)提供小額捐贈, 少數(shù)組織則進行大額定期捐贈.如果你堅定地遵循這個過程的每一個步驟, 那么每年都會保留大多數(shù)經(jīng)常性的捐贈者, 并使來和去的大額捐贈者的數(shù)目保持平衡.

我們推薦的過程不是一個必須僵硬遵守的公式, 而是一種建議的方法, 它可以根據(jù)非營利組織的需要和具體情形做出調(diào)整.籌款是一門學問, 也是一門藝術.你必須在其中發(fā)揮自己的創(chuàng)造性, 保持靈活性.

【搜集背景信息】

撰寫精湛的建議書要做的第一件事是搜集相關的文件.你需要三個領域的背景文件：概念、計劃和支出.

如果沒有掌握上述信息, 要確定誰能幫你搜集到每一類信息.如果你屬于沒有員工的小型非營利組織, 一名知識淵博的理事將是合乎邏輯的人選.如果你所在的是大型機構, 應當有項目和財務方面的人員為你提供幫助.弄明白找誰之后, 然后確定要提出什么樣的問題.

這個搜集數(shù)據(jù)的過程使實際撰寫工作變得相當簡易.讓利益相關者參與這個過程, 還有助于使機構的重要角色嚴肅地考慮這個項目給本組織所帶來的價值.

一、概念

準確地了解項目在多大程度上符合你們機構的理念和宗旨, 這一點是很重要的.建議書中所要解決的問題必須有充分依據(jù).這些概念都必須在建議書中清楚地加以闡明.出資人希望知道項目將進一步增強一個組織的總體發(fā)展方向.他們需要確信設立這個項目的理由是充分有力的.你應該收集關于你們組織、有關部門你們組織的需求的背景信息, 從而使你的觀點具備充分的依據(jù).

二、計劃

下面是你制定計劃所需要的信息的清單：

l         項目的特點及實施方法；

l         項目的時間表；

l         預期的成果和評估效果的最佳方法；

l         需要的員工和志愿者, 包括調(diào)配現(xiàn)有員工和新聘人員.

三、支出

如果不確定計劃的細節(jié)和時間安排, 你就無法控制與項目有關的一切支出.因此, 財務數(shù)據(jù)的收集工作要在寫完主體建議書的陳述部分之后進行.但在目前階段, 你需要確定預算的大致框架, 確保費用與你預期的成果形成合理的比例.如果出現(xiàn)的情況是, 即使獲得基金會捐贈, 費用看起來也太高, 那就應當壓縮計劃或做出調(diào)整, 取消那些收益最差的支出.

【建議書的組成部分】

一、概要

建議書的第一頁是整個文件最重要的部分.在這里你告訴讀者下文的大致內(nèi)容.具體說來, 它是所有重要信息的一個概述, 同時也是一份推銷材料, 旨在使讀者相信應當考慮對這個項目提供支持.這部分一定要包括：

問題 — 簡要陳述你們發(fā)現(xiàn)并準備解決的問題或需要（一到兩段）；

解決辦法 — 簡要描述項目, 包括采取哪些行動、有多少人受益、運作的方式、地點和持續(xù)時間、以及由哪些人辦理（一到兩段）；

資金需要 — 解釋項目所需的捐贈金額以及你們未來的資金渠道（一段）；

組織及特長 — 簡要說明你們組織的名稱、歷史、宗旨和業(yè)務, 強調(diào)組織執(zhí)行該建議書的能力（一段）.

二、需求說明

如果出資人看完概要后接著往下讀, 你就成功地吸引了他或她的興趣.下一項任務是讓出資人了解項目將要解決的問題, 在此基礎上進一步增強他或她對項目的興趣.

需求說明可以讓讀者對這些問題有更多的了解.這一部分要舉出事實和證據(jù), 證明項目的必要性, 表明你們這個非營利組織了解這些問題, 因而能夠?qū)λ鼈冏龀龊侠淼慕鉀Q.佐證的信息可以由這一領域的權威提供, 也可以由你們組織自身的經(jīng)驗提供.

需求部分應簡潔, 但具有說服力.你必須像優(yōu)秀的辯論家那樣把你想要說的所有觀點組織起來, 然后以合理順序闡明, 讓讀者確信它們的重要性.提出觀點時要考慮以下六點.

1, 確定哪些事實或統(tǒng)計數(shù)據(jù)為你的觀點提供最佳的證明

提供的數(shù)據(jù)一定要準確.最令人難堪的情形是出資人指出你使用的信息已經(jīng)過時或不正確.過于籠統(tǒng)或?qū)挿旱男畔⒉荒軒湍阏f明項目的重要意義.與組織或與你提出的項目無關的信息會使出資人對整個建議書產(chǎn)生疑問.列舉的信息與計劃的規(guī)模也應當保持一致.

2, 給讀者以希望.

你描繪的景象不能是可怕的, 以至于解決方法看起來沒有什么希望.出資人會想是否值得對解決方案進行投資.下面是陳述需求的一個有力的例子：“乳腺癌是致命的疾病.但統(tǒng)計數(shù)據(jù)表明定期檢查可在早期確診大多數(shù)乳腺癌, 降低死亡的可能性.因此, 鼓勵婦女進行預防性檢查的計劃會降低因乳腺癌致命的風險.”要避免夸大其辭或過于情緒化的呼吁.

3, 是否希望將你的項目作為推廣的樣板.

這樣可以擴大潛在出資人群體, 但樣板只適用于某些特定類型的項目.如果項目的確不適合, 不要嘗試這種做法.如果你將項目作為樣板提出來, 出資人可能想讓你們的機構始作出推廣的計劃.

如果決定將項目作為樣板, 應當闡明你打算解決的問題在其他社區(qū)也有出現(xiàn).一定要解釋清楚你的解決方案如何適用于其他社區(qū).

4, 將需求描述為迫切是否合理.

你請出資人更多地關注你的建議, 要么是因為你要解決的問題比其他的更嚴重, 要么是你提出的解決方案比其他的更合理.下面是一個合理又相當有份量的表述：“濫用藥物是全國性問題.全國每天都有兒童死于用藥過量.南布朗克斯的問題更為嚴重.這里的兒童死亡人數(shù)超過其他任何地區(qū), 成了一種普遍現(xiàn)象.因此, 與本市其他地區(qū)相比, 南布朗克斯區(qū)更需要我們的預防藥物中毒計劃.”

5, 是否強調(diào)你的計劃不同于或好于此前的其他項目.

在描述你的項目要解決的問題時, 似乎很難不對競爭對手加以批評.但一定注意不要這樣做.出資人不太容易接受對其他非營利組織的批評.出資人可能會更加仔細地審視你的項目, 以便找出你貶損他人、證明自己的原因.出資人可能已經(jīng)投資或者開始考慮投資于其他項目, 現(xiàn)在你反而提醒他們注意這些項目.

如果有可能, 你應該清楚地表明, 你熟知本領域的其他同行, 跟他們關系很好.記住, 今天的出資人對于合作很有興趣.他們甚至會問你為什么不同你認為是主要競爭者的那些人進行合作.因此, 你至少要描述一下為何你的工作對于那些人的工作是一種補充, 而不是重復.

6, 避免循環(huán)推理.

進行循環(huán)推理時, 你把解決方法的缺乏作為實際的問題.然后把你的方案作為解決問題的辦法.例如, 建造一座社區(qū)游泳池的循環(huán)推理可能是這樣的：“問題是我們社區(qū)沒有游泳池.建造一座游泳池將使這個問題得到解決.”更具說服力的做法是引證游泳池對社區(qū)居民的重要意義, 如可以用于消遣、鍛煉身體或理療.可以在建議書中援引某個調(diào)查報告, 列舉出目標群體對該設施的使用計劃, 最后得出結論, 即你們建議的用途與改善社區(qū)生活質(zhì)量之間存在聯(lián)系.

關于需求的陳述篇幅不必寫長, 也不必寫得復雜.簡明扼要的信息吸引讀者的注意.

三、項目描述

建議書的這一部分應當有五個小部分：目標、方法、人員配備/管理、評估和可持續(xù)性.目標和方法共同決定人員配備和管理方面的要求, 后兩者繼而成為評價項目執(zhí)行效果的核心標準.項目的可持續(xù)性直接取決于它能否成功以及能否吸引其他的支持.這五個小部分共同描繪出整個項目互相關聯(lián)的景象.

1、具體目標:

具體目標是可衡量的計劃效果.它們決定你采用的方法.具體目標必須切實、具體、確定、可衡量并且能夠在特定時期內(nèi)實現(xiàn).籌款人經(jīng)常將具體目標與概念化的和較抽象的總體目標相混淆.為了說明, 下面列舉項目總體目標與輔助性具體目標的例子：

2、總體目標：我們的課外計劃幫助孩子提高閱讀能力.

3、具體目標：我們的課外補習計劃幫助50個孩子提高閱讀分數(shù), 在參加該計劃六個月后他們的標準化閱讀測試成績將提高一級.

這個例子中的總體目標是抽象的：提高閱讀能力；具體目標則具體得多.它可以在短期（六個月）內(nèi)實現(xiàn), 并且是可以衡量的（將50個孩子的閱讀分數(shù)提高一級）.

爭取捐贈的競爭非常激烈, 闡述明確的具體目標對建議書的成功愈來愈關鍵.

下面舉另一個例子, 我們會發(fā)現(xiàn)至少存在四類具體目標：

A、行為類——預測一種行為的發(fā)生.

例如： 70個參加的孩子中有50人學會游泳.

B、成績——具體時間范圍內(nèi)做出某種行為, 并達到預期的能力水平.

例如：六個月內(nèi)70個孩子中有50人學會游泳, 并通過由紅十字會認證的救生員主持的基本游泳能力測試.

C、過程——某種事情出現(xiàn)的方式本身就是目的.

例如：我們將記錄采用的教學方法, 確定其中最成功的幾種.

D、產(chǎn)品——看得見的結果.

例如：編寫一本手冊, 將來用于教這個年齡和能力組的孩子游泳.

在任何建議書中, 根據(jù)項目的特點你會列舉出上述一類或多類具體目標.一定要非常清楚地說明目標, 避免出現(xiàn)空話, 成為紙上談兵.例如, 你可以使用數(shù)字、著重號或縮進空格解釋正文的目標.最重要的是設定切合實際的目標.不要承諾你辦不到的事.記住, 出資人希望在最后的報告中讀到這些目標實現(xiàn)的消息.

4、方法

通過目標的闡述, 你已經(jīng)向出資人說明了項目可以實現(xiàn)的效果.方法部分描述為實現(xiàn)這些目標而采取的具體行動.下面我們討論的是如何行動、什么時間行動和為什么行動.

如何行動：具體描述從項目啟動到完成期間出現(xiàn)的情況.你的方法應當與前文陳述的目標相匹配.

什么時間行動：方法部分應當指出各項任務的完成順序和時間.提供一個時間表可能是個明智的做法, 這樣一來讀者就不必自己確定各項活動的次序.這個時間表告訴讀者“什么時間行動”, 相當于提供了另一份項目概要, 為其余內(nèi)容提供支持.

為什么行動：你可以為你選擇的方法, 特別是新的或非正統(tǒng)的做法, 做辯護。計劃中的行動為何會取得你預計的結果？你可以通過多種途徑回答這個問題, 包括采用專家證詞和以其他成功的項目作例子.

方法部分可以讓讀者形象地了解項目的實施情況.這一部分應當說服讀者, 使他確信你們的機構對將采取的行動很了解, 以此建立可信度.

5、人員配備/管理

你可能在描述方法時已經(jīng)提到項目的人員配備問題.現(xiàn)在需要用幾句話說明員工人數(shù)、他們的資質(zhì)以及具體的任務.參與項目的員工個人的詳細信息可以放在這一部分或附錄中, 視這些信息的內(nèi)容長短和重要程度而定.

“人員配備”指的可能是志愿者、顧問或領取報酬的員工.撰寫建議書的作者中關于人員配備的部分都不提主要由志愿者完成的項目.但是, 描述志愿者承擔的任務可能對閱讀建議書的人有很大的幫助.這些信息能夠強調(diào)志愿者創(chuàng)造的價值以及項目的成本效益.

對于領取報酬的員工完成的項目, 一定要描述哪些員工是這個項目的全職人員, 哪些是兼職人員.指明你們組織已經(jīng)聘用的員工以及專門為本項目聘用的人員.你如何讓已經(jīng)是全職的員工再抽出時間參與新的項目？

工資和項目費用受員工資質(zhì)的影響.指出你需要的關鍵員工的實踐經(jīng)驗、能力水平和教育背景.如果已經(jīng)選定項目的主管人員, 應當簡要介紹他或她的資歷證明, 并在附錄中附上個人簡歷.能力突出的項目主管可以影響捐贈人的決定.

向讀者描述項目的管理方案.這樣做對于由兩個以上機構協(xié)作實施的大型項目或需聘用財務代理的項目來說特別重要.要明確誰負責財務管理、項目結果和工作匯報.

6、評估

不應當在項目結束后才考慮評估方案；應當把這項工作放到項目當中.在建議書中加入評估方案表明你對目標采取嚴肅的態(tài)度, 想知道如何成功地達到這些目標.評估也是一個很好的管理工具.它同戰(zhàn)略規(guī)劃一樣, 有助于非營利組織調(diào)整和改進其計劃.評估往往是他人從你執(zhí)行項目的過程中學習經(jīng)驗的最佳手段.

有兩類正式的評估.一類衡量產(chǎn)品, 另一類分析過程.其中一類或兩類都適合你的項目.你選擇的方法取決于項目的特點及其目標.對于任何一類評估, 都要描述收集評估信息和分析數(shù)據(jù)的方法.你應當提出匯報評估及其結果的方案, 并指出向誰匯報.例如, 這些信息可能供內(nèi)部使用或與出資人共享, 也可能向更大范圍的人員匯報.出資人甚至可以對此類信息的發(fā)布范圍提出意見.

7、可持續(xù)性

今天的捐贈者的意圖很明確, 即他們希望籌款人具體地表明在財政上長期經(jīng)營某個接受贊助的項目的可行性, 以及非營利組織自身的可行性.

這使我們有理由認為, 大多數(shù)捐贈者不想對特定機構做出長期的出資承諾.相反, 出資人希望你證明你的項目是限定性的（有明確的啟動和結束日期）；或者將資金用于組織的能力建設（它將增強你們機構在未來的自給自足能力并/或使其可以擴展服務、創(chuàng)造收入）；或者使你們機構將來對其他出資人有吸引力.慈善事業(yè)采納風險投資集團的某些投資原則, 這已經(jīng)成為新的趨勢.證明財務上的可持續(xù)性成為好的捐贈建議書大力追求的一個特點.

應具體說明當前及預期的收入和籌款數(shù)額.在這方面, 準備好證明的數(shù)字和預測有重要的作用, 即使你在實際的捐贈建議書中可能不包括這些信息, 也可在潛在出資人提出要求時提供給他.當然, 有些捐贈者希望知道同樣的建議書還呈交給其他什么人.可以向出資人提供這些信息, 對此你不必感到不好意思.