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職務(wù)分析是人力資源管理的基礎(chǔ)，是所有人力資源管理的依據(jù)和參考，離開(kāi)了職務(wù)分析，一切的管理工作都是感性的行為，毫無(wú)科學(xué)性可言。而在我國(guó)的許多企業(yè)中，這項(xiàng)工作卻是個(gè)不折不扣的空白。至多有一份粗淺的崗位描述，而且全是程式化的語(yǔ)言，有形式無(wú)內(nèi)容，沒(méi)有任何指導(dǎo)意義和可操作性。 可喜的是，現(xiàn)在許多的企業(yè)開(kāi)始認(rèn)識(shí)到了職務(wù)分析的重要性，開(kāi)始研究實(shí)施企業(yè)的職務(wù)分析工作，有的甚至請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的咨詢機(jī)構(gòu)，請(qǐng)外來(lái)的和尚念經(jīng)。職務(wù)分析工作開(kāi)始在我國(guó)的企業(yè)中得到逐步的開(kāi)展。 這里，我想談?wù)勎覍?duì)職務(wù)分析工作的一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。 一、什么是職務(wù)分析 職務(wù)分析就是對(duì)員工的工作崗位進(jìn)行科學(xué)規(guī)范分析，以確定該崗位的工作目的、工作內(nèi)容、職責(zé)權(quán)限、工作關(guān)系以及任職資格等主要內(nèi)容，出具職務(wù)說(shuō)明書(shū)，作為其他人力資源管理活動(dòng)和決策的基礎(chǔ)性依據(jù)。 二、職務(wù)分析涉及到的人員 由于職務(wù)分析是對(duì)組織存在的所有崗位進(jìn)行分析，因此，它涉及到了包括從總經(jīng)理到普通員工的所有人員，每個(gè)人都將在其中扮演一定的角色，各負(fù)其責(zé)。 一般，職務(wù)分析包括以下幾個(gè)角色： 1.總經(jīng)理：總經(jīng)理為職務(wù)分析工作提供支持幫助，推動(dòng)此項(xiàng)工作向前開(kāi)展并落實(shí)。 2.人力資源經(jīng)理：人力資源經(jīng)理是職務(wù)分析工作的專(zhuān)家，負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)分析方案，設(shè)計(jì)分析工具和流程，分配分析任務(wù)，并組織實(shí)施各項(xiàng)工作方案。同時(shí)，人力資源經(jīng)理還應(yīng)該為其他人員包括總經(jīng)理提供業(yè)務(wù)咨詢，幫助員工正確理解職務(wù)分析，解答工作過(guò)程中的疑問(wèn)，使職務(wù)分析工作順利得到開(kāi)展。 3.直線部門(mén)經(jīng)理：直線部門(mén)理解并幫助本部門(mén)員工實(shí)施職務(wù)分析，使績(jī)效管理落到實(shí)處。 4.員工：根據(jù)經(jīng)理的安排完成有關(guān)分析的任務(wù)，積極與經(jīng)理溝通，使得職務(wù)分析工作更加的真實(shí)有效。 三、職務(wù)分析涉及諸要素 一般，一份有效的分析報(bào)告要包括以下幾個(gè)有關(guān)員工職務(wù)的要素： 1.職務(wù)的名稱(chēng) 2.職務(wù)的上下級(jí)職務(wù)； 3.職務(wù)的下屬人數(shù)； 4.職務(wù)包含的工作任務(wù)數(shù)量及相關(guān)內(nèi)容； 5.每項(xiàng)工作任務(wù)的考核標(biāo)準(zhǔn)（一般是量化的）； 6.職務(wù)的職責(zé)權(quán)限； 7.實(shí)施該職務(wù)的困難之處； 8.職務(wù)的工作關(guān)系；包括上級(jí)、下級(jí)、同級(jí)同事及內(nèi)外聯(lián)系的部門(mén)和人員； 四、職務(wù)分析的方法 通常，職務(wù)分析有如下幾種方法： 1.問(wèn)卷調(diào)查法 這是職務(wù)分析最為常用的一種方法，主要由人力資源部門(mén)設(shè)計(jì)調(diào)查的表格，表格分兩種，一種由當(dāng)值員工自己填寫(xiě),一種由該員工的直接上級(jí)填寫(xiě)。 這樣，通過(guò)兩張表格基本可以反映出員工的職務(wù)內(nèi)容和任職資格要求。 2.座談法 座談法是員工的直接上級(jí)召集員工進(jìn)行座談，通過(guò)員工的描述做出職務(wù)說(shuō)明書(shū)。這種方法需要經(jīng)理在座談之前擬訂一份詳細(xì)的問(wèn)話清單，全面列出涉及員工職務(wù)的內(nèi)容及任職要求。在座談的時(shí)候，經(jīng)理應(yīng)用簡(jiǎn)練易懂的語(yǔ)言將職務(wù)內(nèi)容傳達(dá)給員工，鼓勵(lì)員工盡可能多描述自己的職務(wù)。 3.觀察法 觀察法即是通過(guò)觀察，獲得員工的職務(wù)信息的過(guò)程。這種方法一般適用于工作周期比較短的員工。在不影響員工正常工作的條件下，通過(guò)對(duì)被調(diào)查員工的觀察，將有關(guān)工作的全部信息真實(shí)地記錄下來(lái)，然后對(duì)所收集的信息進(jìn)行分析、歸納，制定出職務(wù)說(shuō)明書(shū)。 4.工作日志法 工作日志法是員工的直接上級(jí)事先設(shè)計(jì)好詳細(xì)的工作日志表，讓員工按照要求在規(guī)定的時(shí)間填寫(xiě)，真實(shí)表現(xiàn)該員工的每日的工作情況，從而收集員工的職務(wù)信息。 使用這種方法，需要注意，工作日志應(yīng)該及時(shí)填寫(xiě)，一般半小時(shí)到四十五分鐘為一個(gè)周期，或者以一個(gè)工作認(rèn)為單位，做什么填什么，及時(shí)全面地填寫(xiě)。使用這種方法時(shí)，管理者應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督，督促員工認(rèn)真及時(shí)填寫(xiě)。 五、職務(wù)分析的流程 一般，職務(wù)分析有如下五個(gè)流程： 一）職務(wù)分析的計(jì)劃階段 1.明確職務(wù)分析的目的。首先要明確職務(wù)分析的目的是什么，統(tǒng)一組織的思想。 2.獲得企業(yè)高層管理者的支持。獲得高層支持是推進(jìn)職務(wù)分析工作的前提。 3.建立職務(wù)分析小組。建立專(zhuān)門(mén)的職務(wù)分析小組，一般每個(gè)部門(mén)出兩名，一名部門(mén)經(jīng)理，一名操作人員，小組組長(zhǎng)最好由總經(jīng)理?yè)?dān)任，人力資源經(jīng)理一般擔(dān)任副組長(zhǎng)，這樣便于職務(wù)分析工作的推進(jìn)與組織，也便于人力資源經(jīng)理與總經(jīng)理的溝通。 二）職務(wù)分析的設(shè)計(jì)階段 在設(shè)計(jì)階段主要解決如下幾個(gè)問(wèn)題： 1.劃分職務(wù)分析中的角色。即總經(jīng)理、人力資源經(jīng)理、直線經(jīng)理、員工等在職務(wù)分析中各自扮演什么樣的角色，通過(guò)角色劃分，明確各自的責(zé)任，使職務(wù)分析落到實(shí)處。 2.選擇職務(wù)分析的方法。選擇合適的分析方法，使之更加方便有效。 3.設(shè)計(jì)必要的分析工具。工具即是所使用的表格，無(wú)論采用什么方法，都離不開(kāi)表格的使用，因此，人力資源部門(mén)應(yīng)設(shè)計(jì)相關(guān)的工作，并培訓(xùn)分析小組有關(guān)的填寫(xiě)方法和注意事項(xiàng)，以減少分析工作中不必要的麻煩。當(dāng)然，人力資源部門(mén)還應(yīng)時(shí)刻準(zhǔn)備介紹經(jīng)理和員工的問(wèn)訊，為其提供咨詢服務(wù)。 三）信息的收集和分析階段 這個(gè)階段主要包括以下方面： 1.職務(wù)名稱(chēng)； 2.職務(wù)的目的； 3.職務(wù)的上級(jí)； 4.職務(wù)的下屬人數(shù)； 5.職務(wù)的主要職責(zé)； 6.職務(wù)的權(quán)限； 7.職務(wù)中各項(xiàng)工作任務(wù)的衡量標(biāo)準(zhǔn)； 8.職務(wù)的工作環(huán)境； 9.職務(wù)的難點(diǎn)； 10.職務(wù)的工作關(guān)系：上級(jí)、下級(jí)、同級(jí)同事及內(nèi)外聯(lián)系的部門(mén)和人員； 11.職務(wù)的任職資格要求：最低的學(xué)歷、知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)要求，年齡要求，各種技能要求及其他必被的要求等。在這里，需要注意的是：所有的要求都是最低的要求，而不是越高越好，要符合合適的人在合適的崗位上的原則。 四）職務(wù)分析的結(jié)果表達(dá)階段 這個(gè)階段是將所收集的信息經(jīng)過(guò)多次討論和分析之后，以職務(wù)說(shuō)明書(shū)的形式確立下來(lái)。主要包括兩部分內(nèi)容：職務(wù)的內(nèi)容和其任職要求。 五）職務(wù)分析的運(yùn)用階段 這個(gè)階段主要關(guān)注于職務(wù)說(shuō)明書(shū)的運(yùn)用：用于制定人力資源規(guī)劃、員工招聘、職務(wù)評(píng)價(jià)、薪酬設(shè)計(jì)、績(jī)效管理、員工培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃等，以提高人力資源管理的科學(xué)性和規(guī)范性。 至此，職務(wù)分析的流程全部結(jié)束，但這不代表職務(wù)分析工作就可以一勞永逸了，也不代表職務(wù)說(shuō)明書(shū)就可以存檔收藏了。 我們的職務(wù)說(shuō)明書(shū)應(yīng)該作為經(jīng)理管理的有效工作經(jīng)常參閱，應(yīng)該隨著崗位的變化、組織結(jié)構(gòu)的變化等不斷地進(jìn)行調(diào)整，不斷進(jìn)行完善和提高，使之更加適合具體的情況，更加發(fā)揮它的作用。 所以，診斷修改的工作必不可少。這是我們的管理者經(jīng)常忽略的地方，對(duì)此，應(yīng)該引起特別的注意。 六、職務(wù)分析的檢驗(yàn)與控制 職務(wù)分析是否有效，是否正確，可以用下面的6W1H來(lái)進(jìn)行檢驗(yàn)，即： 1.職務(wù)的責(zé)任者是誰(shuí)（WHO）； 2.職務(wù)的服務(wù)對(duì)象是誰(shuí)（FOR WHOM）； 3.為什么要做該項(xiàng)職務(wù)（WHY）； 4.職務(wù)的主要工作內(nèi)容（WHAT）； 5.職務(wù)的工作地點(diǎn)（WHERE）； 6.職務(wù)的工作時(shí)間（WHEN）； 7.完成職務(wù)所使用的方法和程序（HOW）； 只有對(duì)上述七項(xiàng)內(nèi)容都做出了完成的回答，才能對(duì)一項(xiàng)職務(wù)進(jìn)行詳細(xì)正確的描述，缺一不可。所以我們?cè)谧鐾曷殑?wù)后有必要以此為依據(jù)對(duì)職務(wù)分析工作的信度和效度進(jìn)行分析。 |
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來(lái)自： 廣南子 > 《HR 職場(chǎng)》
